Typische Aufgaben einer Bürokraft in der Hausverwaltung

• Telefonzentrale & Empfang: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Begrüßung von Kunden und Dienstleistern
• Korrespondenz: Schreiben von E-Mails, Briefen, Mietverträgen oder Mahnungen
• Datenpflege: Verwaltung von Stammdaten zu Mietern, Eigentümern, Dienstleistern
• Terminkoordination: Unterstützung bei der Planung von Eigentümerversammlungen, Handwerkerterminen etc.
• Ablage & Dokumentenmanagement: Organisation von digitalen und analogen Unterlagen
• Unterstützung bei Abrechnungen: Zuarbeit bei Betriebskosten- oder Hausgeldabrechnungen
• Postbearbeitung: Ein- und Ausgangspost sortieren, scannen, weiterleiten
• Bestellung von Büromaterial und Verwaltung kleinerer Budgets

🧠 Anforderungen / Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann von Vorteil)

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Organisationstalent & Teamfähigkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeiten – schriftlich und mündlich
• Zuverlässigkeit & Diskretion
• Erfahrung mit Verwaltungssoftware (z. B. DOMUS, WISO Hausverwalter, HausSoft, etc.) ist ein Plus

👥 Arbeitsumfeld

• Arbeit in einem kleinen bis mittelgroßen Team
• Kundenkontakt (telefonisch oder persönlich)
• Mischung aus Routinearbeiten und ad-hoc Aufgaben
• In der Regel Büroarbeitszeiten, flexibel

📌 Einsatzbereiche innerhalb der Hausverwaltung

• WEG-Verwaltung (Eigentümergemeinschaften)
• Mietverwaltung
• Technische Verwaltung (Zuarbeit)
• Abrechnungsunterstützung